Gemeinsam stark für das Gastgewerbe

Bargeldlose Zahlung - Rechtsanwältin Anja Hoffmann zur Vermeidung von Fallstricken bei der Verbuchung von EC Karten

Auch heute werden bei bargeldintensiven Betrieben, wie in der Gastronomie, Leistungen durch Kunden häufig bargeldlos mit EC-Karte bezahlt.

Wie hat der Unternehmer diese Umsätze meist erfasst? In der Regel werden die EC Kartenumsätze als Tagesumsätze erfasst. Oftmals jedoch nicht nur als bare Geschäftsvorfälle, sondern es wird der Gesamtbetrag inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle im Kassenbuch aufgezeichnet, die EC Zahlung selbst wird dann als Ausgabe wieder ausgetragen. Irgendwann später wird der Gesamtbetrag dann im Kassenkonto gebucht und die EC Kartenumsätze über das Geld Transitkonto ausgebucht. Das nennt man auch durchlaufenden Posten. Das hat die Finanzverwaltung zum Anlass genommen, ein neues BMF-Schreiben vom 16.8.2017 (in Abstimmung mit allen obersten Finanzbehörden der Länder) herauszugeben.

Darin heisst es: „in der Regel sind Bare und unbare Geschäftsvorfälle getrennt zu verbuchen. Im Kassenbuch sind nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt einen formellen Mangel dar und widerspricht dem Grundsatz der Wahrheit und der Klarheit einer kaufmännischen Buchführung (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB). Die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhalts hängt dann von den Umständen des Einzelfalls ab."

Was bedeutet das in der Praxis?

Um den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung gerecht zu werden, müssen die EC Kartenumsätze zum Beispiel in einer extra Zusatzspalte oder in einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden.

Bare und unbare Geschäftsvorfälle sind daher nach den Vorgaben getrennt zu erfassen und zu buchen.

Im Kassenbuch dürfen selbst dann nur Bareinnahmen Barausgaben erfasst werden. Wird ein unbarer Geschäftsvorfall erfasst, stellt das einen formellen Mangel dar und der führt dann dazu, dass eine Schätzungsmöglichkeit durch das Finanzamt eröffnet wird, da diese dann den gesamten Kassenbestand anzweifeln können, zwecks Verstoß gegen den Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung.

Nach einer derartigen Verwerfung der Kassenbuchführung hat das Finanzamt die Möglichkeit, eine entsprechende Schätzung vorzunehmen. Die Auffassung des BMF führt hiermit wieder zu einer weiteren, erhöhten bürokratischen Anforderung. Wir sehen das durchaus kritisch an, da die bisher gelebte Praxis bei nicht getrennter Verbuchung auch bei genügender Kennzeichnung keinen Verstoß gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit darstellten. Es bleibt daher abzuwarten, ob das örtliche zuständige Finanzamt auf diesen Zug aufspringt und hier sich ein weiterer Spielraum für eine Kassenschätzung eröffnet.

Nach unserer Rechtsauffassung ist eine Kassensturzfähigkeit jederzeit gegeben, da auch die Erfassung regelmäßig (hoffentlich!) tagtäglich erfolgt und auch die erfassten EC Kartenumsätze wieder ausgetragen werden. Diese entsprechende Handhabung sollte durchaus im Blick mit der jeweiligen Steuerberatung bleiben.

Über den weiteren Verlauf berichten wir gern.

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FachkanzleiHoffmann
Anja Hoffmann
Rechtsanwältin, Mediatorin, FA für Arbeitsrecht, FA für Steuerrecht
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