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Wenn der Fels in der Brandung bricht ... Rechtsanwältin Anja Hoffmann zum Notfallkoffer bei Ausfall oder Tod des Geschäftsführers

Speziell Einzelunternehmer oder Gesellschaften mit nur einem Geschäftsführer, haben bei Krisensituationen, welche insbesondere auch bei gesundheitlichen Ausfällen auftreten, häufig keine konkreten Regelungen getroffen, wer dann das Unternehmen (hoffentlich nur kurzfristig) fortführt. Wenn der bisherige Inhaber ausscheidet, fehlen dem Nachfolger viele Informationen, Kontakte und Dokumente, um den Betrieb sofort selbst weiterführen zu können.

Ohne klare Regelung und Strukturen kann dies oft das Ende des Unternehmens bedeuten. Viele Unternehmer haben alle für den Betrieb und dessen Fortentwicklung notwendigen Dinge nur im Kopf. Häufig gibt es nur wenig schriftliche Unterlagen und Dokumentationen der wichtigsten geschäftlichen Dinge sowie keinerlei Möglichkeit etwaiger Zugänge zu passwortgeschützten Portalen zu erlangen. Besonders häufig fehlen Konto- bzw. sonstige Vollmachten, Pins und Zugangscodes.

So sollte jeder sensibilisiert, auch seinen eigenen privaten Bereich einmal durchleuchten, ob im Falle eines plötzlichen längerfristigen Krankenhausaufenthaltes, vielleicht mit der akuten Situation einer Betreuerbestellung, die restlichen Familienangehörigen genau Bescheid wissen, welche Verträge, wichtige laufende Entscheidungen, Zahlungsverpflichtungen, anfallen und zu beachten sind. Nicht häufig findet man ein heilloses Durcheinander an Papieren, die es Angehörigen nicht einfach machen, in der speziellen psychischen Krise schon, auch hier noch den Überblick zu erlangen.

Über einen Notfallkoffer (spezieller Ordner!) sollte eigentlich jedes Unternehmen und jede Privatperson verfügen. Das ist dafür gedacht, dass Vorsorge für den Fall zu treffen ist, dass der Unternehmer einmal ausfällt entweder durch Krankheit oder auch leider durch Tod. In solchen Fällen sind viele Unternehmen mehr oder weniger gelähmt und sie können nur über einen sehr kurzen Zeitraum noch agieren.

Folgende Fragen sollte man sich persönlich stellen:

  • Was passiert eigentlich in Ihrer Firma, wenn Sie einmal ausfallen?
  • Welche Folgen hat eine längere Auszeit oder gar Ihr Tod für den Betrieb?
  • Wer regelt alle Dinge dann so, wie Sie sich das persönlich vorstellen?
  • Wer kann die Firma längerfristig weiterführen?
  • Verfügt diese Person über das notwendige interne Wissen, und hat alle Befugnisse und Zugriffsrechte auf Konten und Verträge?
  • Gibt es Personen, die Sie im konkreten Fall mit diesen Aufgaben betrauen wollen und gibt es aber auch Personen, die Sie auf keinen Fall mit diesen Aufgaben betrauen wollen?

Wenn Sie dann für sich eine entsprechende Antwort auf obige Fragen vorgenommen haben, sollte überlegt werden, was mindestens ein Bestandteil Ihres Notfallkoffers sein sollte.

Daraus ergeben sich folgende Überlegungen:

  • Soll der Notfallkoffer digital oder in Papierform erstellt werden?
  • Sollen Dokumente (Verträge, Vollmachten) im Koffer aufbewahrt werden oder soll es lediglich Verweise auf Fundstelle geben?
  • Wenn Dokumente aufbewahrt werden sollen, als Originale oder Kopien?
  • Wo soll der Notfallkoffer mit hochsensiblen Inhalt aufbewahrt werden (Safe, Anwalt oder Notar?)
  • Wen kann man vertrauen und wer ist verfügbar, um den Zugriff in Notfällen kurzfristig sicherzustellen?
  • Gibt es Personen die grundsätzlich ausgeschlossen werden sollen?
  • Wann und wie sollen die Beschäftigten informiert und eingebunden werden?

Es gibt verschiedene Mindestinhalte, die in einem Notfallkoffer aufbewahrt werden sollten. Dabei schwankt es von Unternehmen zu Unternehmen vom Umfang. Ganz wichtig, es muss unbedingt eine Notfalladresse hinterlegt werden, um Informationen über Vorfälle (Krankheitsausfall, Tod) an Angehörige, Anwalt, Steuerberater, Mitarbeiter, der Krankenkasse, Unfallversicherung etc. vornehmen zu können. Vorab möglichst auch schon, was eher dem privaten Bereich betrifft, sich über die Bestattung Gedanken machen. Nun mag dieser Gedanke etwas befremdlich sein, nimmt aber in der Krise den Angehörigen erhebliche Problem ab, wenn bereits geregelt ist, auf welchen Friedhof, bei welchen Bestatter, ob Einäscherung, Seebestattung oder Waldfrieden gewählt wird. Dazu kann eine entsprechende Verfügung gemacht werden. Weitere Verfügungen die vorliegen, Testament, Vorsorgevollmacht, Patienten- und Betreuungsverfügung, Gesellschafter-, Ehe- oder Erbvertrag sollten beigefügt werden, gerade dann, wenn es einen Unternehmer betrifft, ohne das es eine spezielle Nachfolgeregelung gibt.

Ferner sollte es ein Vertretungsplan geben, von Personen, die den Verunfallten im Notfall zunächst vertreten können. Es sollte eine Aufgabenverteilung im Notfall, mit einer Übersicht, der Namen der Mitarbeiter, mit Funktion und Aufgabenschwerpunkten und deren unverzügliche Erreichbarkeit geben. Ferner sollte geklärt werden, wer aktuell welche Vollmachten, Prokura, Kontovollmachten etc. inne hat. Hierzu kann eine Übersicht mit Namen und die Arten der Vollmachten und auch deren Erreichbarkeit erstellt werden. Heikel wird es bei dem Thema Passwörter, Pins, Schlüssel für Bankschließfächer, Safes, Onlinedienste und auch den Zugriff auf verschlüsselte E-Mails. Auch hier sollte eine Lösung gefunden werden.

Ferner sollte es eine Liste geben, mit bestehenden Konten und deren Instituten und den jeweiligen Ansprechpartnern bei der Bank. Dort bitte frühzeitig eine Information einholen, ob eine spezielle eigene Vollmacht der Bank notwendig ist. Ganz wichtig sind Vertragsübersichten zum Beispiel über Gesellschafterverträge, Geschäftsführerverträge, Lieferantenverträge, Leasingverträge, Kreditverträge, Beratungsverträge, Kaufverträge, Mietverträge, Pachtverträge, Ver- Für Fragen stehe ich jederzeit gerne zu Ihrer Verfügung! sicherungsverträge etc. mit den jeweiligen Ansprechpartnern, Vertragsnummern, und Inhalten. Wichtig ist auch eine Übersicht derjenigen Geschäftspartner, die notwendig sind, um das Geschäft am Laufen zu halten. Das sind spezielle Kunden, Lieferanten, Forschungspartner etc. mit jeweiligen Kontaktpersonen und Erreichbarkeitsdaten.

Auch im privaten Bereich sollte eine entsprechende Vermögensaufstellung vorliegen, damit dem jeweils damit betrauten Angehörigen sofort ein hohes Maß an Information vorliegt, um auch schnell handeln zu können. Wenn man das alles bedacht hat, stellt sich die Frage, wie oft der entsprechende Notfallordner dann zu aktualisieren ist. Dazu sollte es immer eine entsprechende Wiedervorlage geben, sodass diese immer auf dem aktuellen Stand ist. Meist bietet es sich an, zum Jahresabschluss diese einmal durchzuschauen und Aktualisierungen vorzunehmen. Uns Beratern ist schon bewusst, dass dies ein Thema ist, was nicht so gerne in Anspruch genommen wird und sehr oft nur kurzfristig ins Bewusstsein rückt, um dann wieder im Alltagsgeschäft unterzugehen. Ihr Steuerberater, Unternehmensberater oder auch Ihr juristischer Berater wird sicher schon oft gehört haben: „ja, das müssen wir auch mal machen".

Vielleicht schaffen Sie es in der sogenannten besinnlichen Zeit, am Jahresende, sich mit Ihrer Familie und Geschäftspartnern auch über diese Dinge zu unterhalten um für den Notfall vorgesorgt zu haben.

Für Fragen stehe ich jederzeit gerne zu Ihrer Verfügung!

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FachkanzleiHoffmann
Anja Hoffmann
Rechtsanwältin, Mediatorin, FA für Arbeitsrecht, FA für Steuerrecht
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