Vier Beispiele aus der Praxis
1. Freigetränke während der Arbeit
Es gibt Betriebe, die erlauben ihren Mitarbeitern während der Arbeitszeit Getränke zu sich zu nehmen, welche im Restaurant angeboten werden. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich um übliche Getränke handelt, die der Mitarbeiter in der Gastronomie zu sich nehmen darf, welche nicht zu einer Besteuerung führen gemäß R.19.2 Abs. 2 LStR. Unüblich sind daher Getränke wie Champagner, alkoholische Getränke sowie Mixgetränke, welche dann keine Annehmlichkeiten mehr im Sinne der Lohnsteuerrichtlinien sind.
Zu den üblichen Getränken zählt: Kaffee, Tee, Säfte sowie Wasser und es ist eine wichtige Voraussetzung, dass diese Getränke im Betrieb verzerrt werden. Nimmt also der Mitarbeiter Flaschen mit Wasser nach Hause so liegt ein entsprechender Sachbezug vor der regelmäßig gemäß § 8 Abs. 3 EstG besteuert wird. Wichtig ist, dass die jeweiligen Getränke die die Mitarbeiter zu sich nehmen auch erfasst werden. Das dient nicht nur zur Überwachung des Personals, sondern auch als Nachweis für den geminderten Wareneinsatz. Tatsächlich sind alle Getränke man Einkauf enthalten. Bei der Kalkulation durch den Betriebsprüfer wird von diesem regelmäßig der gebuchte Wareneinkauf als Grundlage genommen. Es ist daher eine handschriftlich geführte Liste oder aber über moderne EDV Kassen mit einer extra programmierten Taste eine Erfassung der Getränke durch die Mitarbeiter vorzunehmen.
2. Steuerproblem bei Weihnachtsshow
Alle Jahre wieder gibt es besondere Tage wie Silvester oder Weihnachtsfeiertage und einige Gastronomieeinrichtungen bieten gern bestimmte Kombinationsveranstaltung an. Zum einen wird ein entsprechend mehrgängiges Menü serviert, zum anderen werden auch die Gäste noch zusätzlich unterhalten entweder durch Musik oder Schauspiel (Krimidinner oder Ähnliches) oder durch sonstige Showeinlagen der Künstler oder Akrobaten etc.
Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 13. Juni 2018 unter dem Aktenzeichen XI R 2/16 entschieden:
Ein Leistungsbündel aus Unterhaltung und kulinarische Versorgung der Gäste sogenannte „Dinnershows" unterliegen jedenfalls dann dem Regelsteuersatz, wenn es sich um eine einheitliche und komplexe Leistung handelt.
Das würde dann für die gemeinsam angebotene Veranstaltung bedeuten, dass alle zu einem regulären Steuersatz mit 19 % versteuert werden müssen, obwohl das Menü lediglich mit 19 % und die künstlerische Darstellung mit einem Steuersatz von 7 % versteuert werden müssten. Es ist daher bitte dringend eine Dokumentation durchzuführen. Müssten die entsprechenden Flyer sowie die Kopie des Angebots im Internet die Speisekarte eine Rechnungsbelegungskalkulation aufbewahrt werden. Zur Vermeidung eines vollen Steuersatzes sollte der Showeffekt sowie das Menü jeweils gesondert angeboten werden. So müsste die Möglichkeit bestehen, dass jeder Gast sein Modell wählen kann, ob er bestimmte Menüvarianten auswählt bzw. bestimmte Arrangements. Dann ist auch eine Trennung der beiden Bereiche möglich und es können die unterschiedlichen, auch günstigeren Steuersätze angewendet werden.
3. Aufbewahrungspflichten und Aufzeichnungspflichten
Immer wieder gibt es Probleme, dass bestimmte steuerliche Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten werden. So sei darauf hinzuweisen, dass sechs Jahre lang alle Geschäftsbriefe, die Antworten auf die Geschäftsbriefe, die Speisekarten, Tages in Menükarten, Angebote an Gäste bzw. Kunden, alle Unterlagen, die für die Steuer notwendig sind sowie das Kellner schon mal, wenn der mit am Umsatz beteiligt ist, aufzubewahren sind. Aber hier ist der Fantasie der Prüfer keine Grenzen gesetzt, sodass es doch besser ist, alles entsprechend aufzuheben und zu dokumentieren. Nun kommt oft der Einwand, dass die Dokumentation die tatsächliche Arbeit der jeweiligen Gastronomen überfordert, aber im Rahmen einer Betriebsprüfung müssen zwar nicht alle Sachen vorgelegt werden, aber im Gegensatz zu den eventuellen Zuschätzungen ergibt sich aus dem Prüfungsfeststellungen dann, mit Vorlage entsprechender Unterlagen, auch die Möglichkeit hier anzusetzen und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
4. Sonderfall: die Kasse fällt aus
Was ist zu tun, wenn im Hauptgeschäft die elektronische Kasse ausfällt? Hierbei ist es notwendig, dass eine entsprechende Dokumentation vorliegt, wie das Personal auf diesem Fall zu reagieren hat. Grundsätzlich sind Ausfallzeiten zu dokumentieren (Belege und Dokumentierung über die Reparatur sowie eventuell eine Ersatzkasse). Folgende Maßnahmen sollen daher ergriffen werden: Vorsorgliche Anschaffung von Abrechnungsblöcken, Quittung oder Rechnungsblöcken für den Service wegen der Abrechnung mit dem Gast. Die aktuelle Preisliste muss gegebenenfalls kopiert für das Personal vorhanden sein, damit der Service die Preise auch griffbereit hat. Auch wird auch eine Vorlage von Taschenrechnern für Servicekräfte gefordert sowie die Bedienungsanleitung der Kasse, um diese eventuell selber in Gang zu setzen sowie die Notfallnummer eines entsprechenden Servicetechnikers.
Für Fragen stehe ich jederzeit gerne zu Ihrer Verfügung!
